ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Ośrodek Pomocy Społecznej w Bardzie zaprasza do udziału w postępowaniu: „Program pomocy mieszkańcom Gminy Bardo w zakresie dożywiania w ramach wieloletniego rządowego programu  Posiłek w szkole i w domu”  

Wartość przedmiotowego zamówienia jest mniejsza od wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000 zł, w związku z powyższym do niniejszego zapytania nie znajdują zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.).
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym zastosowanie mają przepisy Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

1. Zamawiający

Ośrodek Pomocy Społecznej w Bardzie Pl. Kasztelański 6 57-256, NIP 887-10-21-825, REGON 005811565, e-mail ops@bardo.pl, e-Doręczenia AE:PL-25373-81437-VRASA-22.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

1) Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i wydanie  jednodaniowego gorącego posiłku dla uprawnionych dorosłych mieszkańców gminy Bardo.

2) Zamawiający planuje przygotowanie i wydanie jednodaniowego gorącego posiłku dla uprawnionych dorosłych mieszkańców gminy Bardo dla 35 osób którzy będą spożywać posiłki w lokalu na terenie miasta Bardo - jest to liczba szacunkowa i w czasie obowiązywania umowy może ulec zmianie. Powyższa okoliczność nie może być powodem zerwania umowy.

3) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia ilości zamawianych posiłków. Wszelkie zmiany ilości zamawianych posiłków Zamawiający zgłaszać będzie Wykonawcy pocztą elektroniczną/telefonicznie/pisemnie przynajmniej dzień wcześniej do godziny 15.30. Wykonawcy będzie przysługiwało prawo do zapłaty wyłącznie za faktycznie zamawiane i wydane posiłki.

4) Wykonawca będzie przygotowywał posiłki zgodnie z obowiązującymi normami i zasadami określonymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r. poz. 1448 z późn. zm.)

5) Posiłki powinny być różnorodne, niepowtarzalne w tym samym tygodniu, pełnowartościowe dla osób dorosłych. Posiłki powinny być sporządzone zgodnie z wymogami sztuki kulinarnej i sanitarnej dla żywienie zbiorowego, wykonane ze świeżych artykułów spożywczych i posiadać aktualne terminy ważności.

6) Przygotowanie posiłków powinno być wykonane przez kadrę posiadającą wymagane kwalifikacje zawodowe, spełniającą wymogi Sanepid-u oraz w oparciu o bazę kuchenną przystosowaną do sporządzania posiłków dla żywienia zbiorowego.

7) Wykonawca będzie przygotowywał posiłki zachowując wymogi sanitarno-epidemiologiczne w zakresie personelu i warunków produkcji oraz weźmie odpowiedzialność za ich przestrzeganie.

8) Wykonawca zobowiązany jest do posiadania lokalu do wydawania posiłków na terenie miasta Bardo.

9) Wykonawca musi zapewnić wydawanie posiłków w jednorazowych naczyniach.

10) W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca zobowiązany jest zapewnić jednodaniowy gorący posiłek, o nie gorszej jakości na swój koszt, z innych źródeł.

11) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia ciągłości dostaw posiłków bez względu na trudności powstałe po stronie Wykonawcy.

12) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność cywilną, administracyjną i karną za jakość dostarczanych posiłków oraz skutki wynikające z zaniedbań przy ich przygotowaniu i transporcie, mogące mieć negatywny wpływ na zdrowie żywionych osób.

13) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne szkodliwe dla zdrowia skutki mogące wystąpić u osób korzystających z przygotowanych posiłków.

3. Termin realizacji zamówienia

Dożywianie  mieszkańców gminy odbywać się będzie przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku w okresie od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r. z "wyłączeniem dni wolnych od pracy”. Godziny dostarczania posiłków zostaną ustalone pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

4.  Kryterium oceny ofert

Cena podana w ofercie powinna być ceną stałą i ostateczną, obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia.

Cena za przygotowanie posiłków obowiązuje przez okres trwania umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.

5. Istotne warunki zamówienia

1) Wykonawca winien w cenie oferty ująć wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

2) Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie pełnienia usług gastronomicznych.

3) Wykonawca musi dysponować odpowiednim potencjałem technicznym, lokalowym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.

4) Zamawiający ma prawo do dokonania kontroli dotyczącej realizacji zamówienia.

5) Wykonawca zobowiązany jest do ponoszenia odpowiedzialności prawnej i materialnej wobec organów kontroli w zakresie wykonywanie usługi, w tym m.in. w zakresie jakości i ilości produktów, temperatury posiłków, przygotowania ich w zakresie wymagań higieniczno-sanitarnych.

6) Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia przez Wykonawcę zamówienia innym podwykonawcom.

7) Wraz z podpisaniem umowy wnioskodawca zobowiązuje się do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

8) Rozliczenia finansowe z Wykonawcą odbywać się będą w okresach miesięcznych, na podstawie wystawionego przez wykonawcę rachunku/faktury.

6. Sposób przygotowania oferty:

Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

Cena oferty brutto wyrażona w PLN powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania związane z realizacją przedmiotowej usługi.

Ofertę sporządzić należy na załączonym druku „ OFERTA” - załącznik nr 1.

Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, nieścieralnym atramentem lub długopisem bądź na komputerze.

Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną.

Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki:

posiadać uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

- posiadać wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia,

- dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

- znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu należy złożyć wypełniony i podpisany formularz oferty stanowiący załącznik nr I do zapytania ofertowego.

W przypadku dołączenia kserokopii dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

7. Miejsce i termin składania ofert

Ośrodek Pomocy Społecznej w Bardzie, pl. Kasztelański 6 , 57-256 w terminie do 23 grudnia 2025 roku. do godz. 12:00. Oferty w języku polskim powinny być składane w zamkniętych zaadresowanych (dokładna nazwa i adres Zamawiającego) kopertach z napisem „Program pomocy mieszkańcom Gminy Bardo w zakresie dożywiania w ramach wieloletniego rządowego programu  Posiłek w szkole i w domu”  i „Nie otwierać przed 23 grudnia 2025, do godz. 12:00 ” Kopertę, poza oznakowaniem wskazanym powyżej, należy opatrzyć dokładną nazwą i adresem Wykonawcy.

O zachowaniu terminu złożenia dokumentów decyduje data wpływu. a nie data stempla pocztowego (pełne ryzyko niedoręczenia w terminie spoczywa na wnioskodawcy).

Zamawiający informuje, że w ramach niniejszego zapytania ofertowego nie dopuszcza składania ofert drogą elektroniczną. Oferty należy złożyć w formie pisemnej, zgodnie z zasadami wskazanymi
w niniejszym dokumencie.

Dokumenty, które wpłyną do urzędu po określonym terminie nie będą rozpatrywane. Oferty złożone po wyznaczonym terminie zostaną zwrócone oferentowi i nie będą podlegały badaniu oraz ocenie. Otwarcie ofert nastąpi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Bardzie, w dniu 23 grudnia 2025 r. o godzinie 12.30.

Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, a także do rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny.

Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferenta drogą mailową lub telefonicznie wraz z podaniem terminu podpisania umowy.

8. Termin związania ofertą

Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9. Załączniki

Załącznik nr 1- Formularz ofertowy.

Załącznik nr 2- Oświadczenie.

Załącznik nr 3- Wzór umowy.

Załącznik nr 4- Klauzula RODO.

10.lnformacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przepisami prawa bądź interesem Administratora   stanowiący  załącznik numer 4